Körjournal för tjänstebil

Körjournalen dokumenterar hur företagets bilar har använts. Det för att kunna styrka nyttjandet gentemot Skatteverket vid en eventuell revision. På så sätt kan ni undvika restskatt.

En GPS-enhet monteras i ditt fordon och skickar kontinuerligt information till vårt system och till appen. I appen ser du tydligt om resan har registrerats som privat eller tjänsteresa. Vi kan styra din registrering utefter dina önskemål, kanske vill ni gå enligt arbetstider? Eller så väljer ni en fast registrering och att ni själva manuellt ändrar resan vid behov. 

När du loggar in på GPSjournal kan du se din körjournal, fylla i ytterligare information om resorna och ta fram underlag för vidare debitering. Du kan även söka på tidigare resor och skriva ut en fullständig körjournal.

GPSjournal är tillgängligt dygnet runt, året runt och systemet är enkelt, driftsäkert och flexibelt med möjlighet till fler tjänster. Allt till en fast månadskostnad.

Körjournalen ska enligt Skatteverkets rekommendation innehålla information om:

• Mätarställning vid årets början
• Datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade
• Ärende samt vilka platser/företag/kontaktpersoner du besökt
• Hur många kilometer du kört
• Datum och mätarställning vid resans slut samt var resan avslutades
• Mätarställning vid årets slut

Med GPSjournal får du:

• Lättanvänd och exakt körjournal
• Bra överblick över din fordonspark med hjälp av realtidspositionering
• Möjlighet att spara pengar och öka service mot kunder genom att använda dina fordon effektivare
• GPS-spårning av fordon vid stöld
• Körhistorik med exakt färdväg
• Enklare bokföring i företaget
• Minimala problem vid revision
• Mobilapp
• Lagring
• Support
• Uppdateringar
• Hosting
• Back-up

Alla tjänster ingår alltid i priset.

I lagtexten finns inget uttryckligt krav på körjournal. En samlad bedömning görs av de olika omständigheterna i varje enskilt fall. Enligt rättspraxis är dock körjournal ett viktigt bevismedel vid bedömning av bilförmån och drivmedelsförmån.

I framför allt följande tre situationer är det bra att ha en detaljerad körjournal:

• Om du som ägare eller anställd i ett företag använder en företagsbil måste du, för att undvika förmånsbeskattning, kunna visa att bilen används endast i ringa omfattning för privat körning. Med ringa omfattning menas att bilen används för privat körning vid högst 10 tillfällen per år och med en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil. Tänk på att resor mellan bostaden och tjänstestället liksom hemresor på helger från annan ort normalt räknas som privata resor.
• Om du kör 3000 mil eller mer i tjänsten med förmånsbil under kalenderåret. Du har då möjlighet att få en lägre bilförmån. I första hand är det din arbetsgivare som ska sätta ned bilförmånsvärdet. Om inte detta görs har du själv möjlighet att begära nedsättning av bilförmånsvärdet i din inkomstdeklaration. Det kan också bli aktuellt om du haft två eller flera arbetsgivare och körsträckan i tjänsten under kalenderåret inte uppgått till 3000 mil hos någon av arbetsgivarna.
• Om du har fritt drivmedel i samband med bilförmån. Det är för dina privata resor som du blir beskattad för drivmedelsförmån under förutsättning att du kan visa hur mycket som du har kört i tjänsten. Kan du inte visa hur mycket du har kört i tjänsten blir du förmånsbeskattad för allt drivmedel.

Yrkesfordon och tjänstebil är ett fordon som ägs av företaget och som personalen använder för att kunna utföra sitt arbete. Ett sådant fordon ska endast köras i tjänst eller alternativt inte användas privat mer än i ringa omfattning, vilket innebär max 10 tillfällen eller 100 mil per år.

För den som haft bilförmån bara i ”ringa omfattning” är förmånen skattefri. Med ringa omfattning avses ett fåtal tillfällen och högst 100 mil per år, och avsikten med frigränsen är att man inte ska beskattas för rent bagatellartade körningar.

Med ”ett fåtal tillfällen” avses privat användning vid högst tio tillfällen.

Det finns inte någon given metod för att räkna antal ”tillfällen” eftersom ordet kan tolkas på olika sätt. Vid all privatkörning ska dock datum liksom mätarställning före och efter dokumenteras. Oavsett hur antalet tillfällen räknas får den privata körningen inte överstiga 100 mil. Eftersom varken Skatteverket eller arbetsgivaren kan utreda eller ifrågasätta vilka delsträckor en anställd kört privat på sin fritid kan detta innebära att den anställdes egna uppgifter inte har så stort bevisvärde som vid tjänstekörning.

En sträcka som körts tur och retur bör normalt anses som en resa = ett tillfälle (och inte två).

En tumregel man kan ha som utgångspunkt är att varje dygn bör anses som ett tillfälle även om flera delsträckor ingår. Om en anställd lånar en bil över dagen eller över natten bör detta alltså räknas som ett tillfälle. Om den anställde lånar bilen över en helg, från fredag till måndag, bör det räknas som tre tillfällen, såvida inte den anställde kan visa att enbart en eller två resor gjorts.

Läs mer på Skatteverkets hemsida

När en anställd använder arbetsgivarens bil för privata resor i mer än ringa omfattning blir bilen en skattepliktig förmån och ska beskattar enligt detta.

En förmånsbil är en löneförmån som du som arbetstagare betalar skatt för. Denna bil får du använda både i arbetet och privat. Om bilen körs mer än 3 000 mil i tjänsten under inkomståret kan arbetsgivaren minska bilförmånsvärdet med 25 procent.

En tjänstebil är en bil som endast används i tjänsten, förutom att den tillåts att köras i ”ringa omfattning” privat. Med detta menas maximalt 10 tillfällen eller maximalt 100 mil per år. Dessa privata resor är då skattefria. 

Det är tillåtet att med stöd av en intresseavvägning enligt personuppgiftslagen använda positioneringsteknik för följande ändamål:

• Logistik och fördelning av resurser
• Säkerhet
• Framställning av statistik
• Klagomålshantering och kundservice
• Elektronisk körjournal

För att behandlingen ska vara tillåten krävs naturligtvis att den sker i överensstämmelse med personuppgiftslagen.

Prata alltid med ert fackförbud vid större förändringar i verksamheten. Syftet med en MBL-förhandling är att redogöra företagets syfte med införandet. Detta för att undvika att GPS-spårningen nyttjas på ett felaktigt sätt. 

Skatteverket rekommenderar att du sparar körjournalen i 7 år. Hos oss kan ni spara körjournalen, med all information som Skatteverket rekommenderar, så länge ni önskar och de kan även exporteras.

GPSjournal lagrar däremot data från live-kartan i 60 dagar. Med denna data kan man gå tillbaka 60 dagar och se en exakt färdväg för fordonet på en karta där även hastighet och färdriktning visas. På kartan visas också alla stopptillfällen. Denna information sprar vi en begränsad tid. 

Ja, du kan på ett lätt sätt se hur mycket du kört i tjänsten och du får milersättning uträknad helt automatiskt. Det enda du behöver ange är ersättning per km.

Om man utan någon större omväg stannar till för ett privat ärende, till exempel vid mataffär eller förskola, under en pågående tjänsteresa räknas det inte som en privatresa. Likaså kan man under pågående tjänsteresa normalt även köra till närbeläget lunchställe eller toalett utan att detta räknas som ett tillfälle.

När GPS-enheten tappar kontakt med GSM/GPRS så lagras koordinaterna i minnet på den. När sen enheten återfår kontakt med GSM/GPRS skickas datan över till GPSjournals servrar.

De flesta enheterna för några hundra på marknaden är enheter som inte är direkt ansluta mot något system utan de måste med jämna mellanrum tankas ur till datorn. Detta innebär att du fortfarande måste föra en logg på vilka resor som är privata och tjänst och vilket ärende resan har tills du kan fylla i det på datorn när datan tankas över från enheten.

Ja, GPSjournal har ett API som andra system kan ansluta till och hämta data.

Ja, det går att aktivera så att GPSjournal fungerar även utomlands. Som standard är roaming avstängt i abonnemanget.

Ja, vanligaste lösningen idag är vår GPS-enhet för eget montage. Detta sker via fordonets diagnostikuttag (OBD-II / OBD2). Om du i framtiden byter bil så är det enkelt att flytta med GPS-enheten till det nya fordonet.

GPSjournal har funnits sedan 2010.