Hem » Frågor och svar

Frågor och svar om GPSjournal

Vi reder ut frågor och förklarar fördelarna med GPSjournal för dig som funderar på att skaffa en enkel lösning för digital körjournal.

Varför skriver man körjournal?

När man skriver en körjournal är det lätt att undvika skönstaxering och enkelt att visa exakt hur din bil använts vid en revision. Du har dokumentation på hur du använt bilen och kan visa att du inte nyttjat fordonet för privat körning mer än vad Skatteverket kallar ’ringa omfattning’.

Varför ska jag välja GPSjournal?

Med GPSjournal får du:

  • Lättanvänd och exakt körjournal
  • Bra överblick över din fordonspark med hjälp av realtidspositionering
  • Möjlighet att spara pengar och öka service mot kunder genom att använda dina fordon effektivare
  • GPS-spårning av fordon vid stöld
  • Körhistorik med exakt färdväg
  • Enklare bokföring i företaget
  • Minimala problem vid revision
  • Mobilapp
  • Lagring
  • Support
  • Uppdateringar
  • Hosting
  • Back-up

Alla tjänster ingår alltid i priset.

Hur fungerar GPSjournal?

En GPS-enhet monteras vanligtvis under instumentbrädan i ditt fordon och skickar sedan kontinuerligt information över GSM-nätet till GPSjournal. I appen kan du enkelt notera om dina resor är privata eller inom tjänsten.

När du loggar in på GPSjournal kan du se din körjournal, fylla i ytterligare information om resorna och ta fram underlag för vidare debitering. Du kan även söka på tidigare resor och skriva ut en fullständig körjournal.

GPSjournal är tillgängligt dygnet runt, året runt och systemet är enkelt, driftsäkert och flexibelt med möjlighet till fler tjänster, allt till en fast månadskostnad.

Vad behöver körjournalen innehålla?

Körjournalen ska enligt Skatteverkets rekommendation innehålla information om:

  • Mätarställning vid årets början
  • Datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade
  • Ärende samt vilka platser/företag/kontaktpersoner du besökt
  • Hur många kilometer du kört
  • Datum och mätarställning vid resans slut samt var resan avslutades
  • Mätarställning vid årets slut
Vad säger Skatteverket?

I lagtexten finns inget uttryckligt krav på körjournal. En samlad bedömning görs av de olika omständigheterna i varje enskilt fall. Enligt rättspraxis är dock körjournal ett viktigt bevismedel vid bedömning av bilförmån och drivmedelsförmån.

I framför allt följande tre situationer är det bra att ha en detaljerad och noggrant förd körjournal, som visar hur bilen har använts. Det är viktigt att körjournalen förs löpande.

  • Om du som ägare eller anställd i ett företag har dispositionsrätten till en bil måste du, för att undvika bilförmån, kunna visa att bilen används endast i ringa omfattning för privat körning. Med ringa omfattning menas att bilen används för privat körning vid högst 10 tillfällen per år och med en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil. För att en skattepliktig förmån inte ska uppkomma krävs att båda förutsättningarna är uppfyllda. Tänk på att resor mellan bostaden och tjänstestället liksom hemresor på helger från annan ort normalt räknas som privata resor.
  • Om du kör 3000 mil eller mer i tjänsten med förmånsbil under kalenderåret. Du har då möjlighet att få en lägre bilförmån (75 procent av värdet). I första hand är det din arbetsgivare som ska sätta ned bilförmånsvärdet. Om inte detta görs har du själv möjlighet att begära nedsättning av bilförmånsvärdet i din inkomstdeklaration. Det kan också bli aktuellt om du haft två eller flera arbetsgivare och körsträckan i tjänsten under kalenderåret inte uppgått till 3000 mil hos någon av arbetsgivarna.
  • Om du har fritt drivmedel i samband med bilförmån. Det är för dina privata resor som du blir beskattad för drivmedelsförmån under förutsättning att du kan visa hur mycket som du har kört i tjänsten. Kan du inte visa hur mycket du har kört i tjänsten blir du förmånsbeskattad för allt drivmedel.
Bilförmån i ringa omfattning – hur räknas antal tillfällen?

För den som haft bilförmån bara i ”ringa omfattning” är förmånen skattefri. Med ringa omfattning avses ett fåtal tillfällen och högst 100 mil per år, och avsikten med frigränsen är man inte ska beskattas för rent bagatellartade körningar.

Med ”ett fåtal tillfällen” avses privat användning vid högst tio tillfällen.

Det finns inte någon given metod för att räkna antal ”tillfällen” eftersom ordet kan tolkas på olika sätt. Vid all privatkörning ska dock datum liksom mätarställning före och efter dokumenteras. Oavsett hur antalet tillfällen räknas får den privata körningen inte överstiga 100 mil. Eftersom varken Skatteverket eller arbetsgivaren kan utreda eller ifrågasätta vilka delsträckor en anställd kört privat på sin fritid kan detta innebära att den anställdes egna uppgifter inte har så stort bevisvärde som vid tjänstekörning.

En sträcka som körts tur och retur bör normalt anses som en resa = ett tillfälle (och inte två).

En tumregel man kan ha som utgångspunkt är att varje dygn bör anses som ett tillfälle även om flera delsträckor ingår. Om en anställd lånar en bil över dagen eller över natten bör detta alltså räknas som ett tillfälle. Om den anställde lånar bilen över en helg, från fredag till måndag, bör det räknas som tre tillfällen, såvida inte den anställde kan visa att enbart en eller två resor gjorts.

Läs mer på Skatteverkets hemsida

Vad säger Datainspektionen?

Det är tillåtet att med stöd av en intresseavvägning enligt personuppgiftslagen använda positioneringsteknik för följande ändamål:

  • Logistik och fördelning av resurser
  • Säkerhet
  • Framställning av statistik
  • Klagomålshantering och kundservice
  • Elektronisk körjournal

För att behandlingen ska vara tillåten krävs naturligtvis att den sker i överensstämmelse med personuppgiftslagen.

Hur fungerar GPSjournal?

En GPS-enhet monteras osynligt under instrumentpanelen i ditt fordon. Enheten skickar sedan kontinuerligt information över GSM-nätet till GPSjournal. Registrera enkelt privat/företags resor och noteringar via vår mobilapp.

Du kan när det passar dig kan logga in på gpsjournal.se och se din körjournal, fylla i ytterligare information gällande körningen eller ta ut underlag för vidare debitering. Du kan även göra sökningar på resor och enkelt skriva ut en fullständig körjournal vid behov. GPSjournal är tillgängligt dygnet runt, året runt och systemet är enkelt, driftsäkert och flexibelt med möjlighet till fler tjänster, allt till en fast månadskostnad.

Läs mer på Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Vad räknas som yrkesfordon?

Yrkesfordon är ett fordon som ägs av företaget och som personalen använder för att kunna utföra sitt arbete. Ett sådant fordon ska endast köras i tjänst och får inte användas privat mer än i ringa omfattning, vilket innebär max 10 tillfällen eller 100 mil per år.

Jag kör privatbil i jobbet mot milersättning, är GPSjournal något för mig?

Ja, du kan på ett lätt sätt se hur mycket du kört i tjänsten och du får milersättning uträknad helt automatiskt. Det enda du behöver ange är ersättning per km.

Varje mil du inte rapporterar in gör att du förlorar milersättning och bensin till en kostnad på ca 30kr/mil.

Får jag stanna till och göra ett privat ärende under min tjänsteresa?

Om man utan någon större omväg stannar till för ett privat ärende, till exempel vid mataffär eller dagis, under en pågående tjänsteresa räknas det inte som en privatresa. Likaså kan man under pågående tjänsteresa normalt även köra till närbeläget lunchställe eller toalett utan att detta räknas som ett tillfälle.

Vad säger fackförbunden?

Om företaget är anslutet till facket så måste en MBL-förhandling göras med facket. Vanliga frågor som uppkommer är hur man kan se till att systemet inte används för systematisk övervakning av de anställda.

Tidigare behövdes samtycke från föraren för att installera digital körjournal men det har ändrats från 2014. Facket har rätt till delaktighet och information, de har dock inte rätt att motsätta sig beslutet så länge man som arbetsgivare följer GDPR och kollektivavtalet. Det är enkelt att begränsa vilken information som samlas in och hur länge den sparas för att skydda förarens integritet i enlighet med GDPR.

Måste man ha en MBL-förhandling?

Enligt Medbestämmandelagen, MBL, ska en arbetsgivare förhandla med den arbetstagarorganisation man har kollektivavtal med innan beslut om viktiga förändringar i verksamheten tas. Detta innebär inte att arbetstagarorganisationen har rätt att motsätta sig beslutet så länge man som arbetsgivare följer GDPR och kollektivavtalet. Däremot har de rätt till delaktighet och information.

Vad händer om GPS-täckning saknas, t.ex. i en tunnel?

Färden inne i tunneln registreras som en raksträcka mellan infarten och utfarten i tunneln.

Vad händer om GSM/GPRS-täckning saknas, t.ex. på landsbygden?

När GPS-enheten tappar kontakt med GSM/GPRS så lagras koordinaterna i minnet på den. När sen enheten återfår kontakt med GSM/GPRS skickas datan över till GPSjournals servrar.

Det finns GPS-trackers för några hundralappar på marknaden, vad är fördelen med GPSjournal?

De flesta enheterna för några hundra på marknaden är enheter som inte är direkt ansluta mot något system utan de måste med jämna mellanrum tankas ur till datorn. Detta innebär att du fortfarande måste föra en logg på vilka resor som är privata och tjänst och vilket ärende resan har tills du kan fylla i det på datorn när datan tankas över från enheten.

Kan jag få en knapp i förmånsbilen för att välja tjänst/privat?

Ja, det går att få en knapp inmonterad i bilen där man väljer om resan är tjänste- eller privatresa. Det går att välja mellan en brytande eller fjädrande knapp. Detta är ett tillval, kontakta oss för mer information.

Kan GPSjournal integreras med andra system?

Ja, GPSjournal har ett API som andra system kan ansluta till och hämta data.

Hur fungerar GPSjournal?

Ja, det går att aktivera så att GPSjournal fungerar även utomlands. Som standard är roaming avstängt i abonnemanget.

Hur länge lagras data i GPSjournal?

GPSjournal lagrar data från GPS-enheten i 60 dagar.

I denna data ingår:

  • GPS-positioner med klockslag
  • Hastighet
  • Färdriktning
  • Status tändning / tjänst/privat knapp
  • Bilens spänning
  • Antal GPS-satelliter
  • GSM-styrka

Med denna data kan man gå tillbaka 60 dagar och se en exakt färdväg för fordonet på en karta där även hastighet
och färdrikning visas. På kartan visas också alla stopptillfällen.

En körjournal sammanställs också med information om:

  • Adress för resans start och slut
  • Tidpunkt för resans start och slut
  • Resan längd och tid

Denna körjournal lagras i 7 år i enlighet med Skatteverkets krav.

Har ni någon enhet som man enkelt själv kan montera?

Ja, vanligaste lösningen idag är vår GPS-enhet för eget montage. Detta sker via fordonets diagnostikuttag (OBD-II / OBD2). Om du i framtiden byter bil så är det enkelt att flytta med GPS-enheten till det nya fordonet.

Hur länge har GPSjournal funnits?

GPSjournal har funnits sedan 2010.